人事/総務部 部長

有岡 蔵人

 

『ありがとう』

これは営業マンにとって魔法の言葉です。

社員教育も担当している私は、この言葉を全営業マンが毎日頂戴できるよう

時に厳しく、時に優しく指導しています。

これからも一つでも多くの魔法の言葉を頂けるよう、私自身も努力を惜しまず精進してまいります。

 

総務部はどんなお仕事をするんですか?

総務部が目指すのは、ズバリ「会社のレベルアップ」です。

総務部は経営陣も含めた社内のすべての部署と関係を持つ、社内で唯一の存在です。

社内全体を見渡し、疎遠になりがちな部所と部所をつなぎ、社員全員を経営陣の目指す目標に向かわせることが、総務部の使命です。

会社全体の動きを自分ごとととらえ、自分が経営者になったような気持ちで仕事をしていく人ほど、活き活きとしています。

よく言われる「総務は何でも屋」のイメージは、間違いではありませんが、それは一部分を捉えてのものにすぎません。

総務部の仕事内容は「他の部署では扱わないが、会社にとって必要不可欠な業務のすべて」だからです。

特に中小企業は、「ユーティリティー」としての総務力がより強く求められます。

大企業では別部署で管轄される業務であったとしても、中小企業には、そもそもその部署がないということが多いからです。

 

総務部で仕事をスムーズに進める為のポイントは?

大きく分けて5つのポイントがあります。

①現場社員の目線に立つ

経営陣と現場の橋渡しを行う部署なので、他部署の社員よりも高度かつ多岐に及ぶ情報に自然と触れます。

しかし、それを全社員の常識と判断してしまう事は非常に危険なことです。

忙しい現場社員はルールを理解していない事も念頭に置いて、コミュニケーションにも注意を払わないと、総務部門に対して誤解を生むことにもなりかねません。

そのような事態を生じさせない為にも、日常から「現場の言葉」「現場の目線」を常に収集しておく必要があります。

現場と経営をつなぐ架け橋となる

経営陣の言葉や思惑を、浸透させる必要があります。

経営陣と社員たちが腹を割って話し合えるような施策を実施することで、

相互理解が進み、トップのビジョンに一丸となって進む、強固な集団を作ることができます。

総務は「経営層の参謀役」として、経営判断に必要な情報を集め、精査して提供する役割も担っています。

経営層が何を考え、何を求めているかを把握するために、経営層や現場のコミュニケーションは欠かせません。

③公正な視点を持つ

総務は、常に全社を見渡し、全体最適化を求められます。

特定の部署をひいき目に見れば、全社に通じる施策は打ち出せません。

情報を客観的に分析し、常に「会社にとって何が大切か」という視点で公正に業務を進める必要があります。

④まずは自分の仕事をしっかりこなす

全社に業務の効率化をアナウンスする立場ですが、

まずは自分たちの業務を可視化、標準化し、効率のいい仕事をしなければ説得力に欠けてしまいます。

「人には言うけど、自分たちはそれでいいのか?」などと総務が突っ込まれていては、社内一丸となった仕事はできないからです。

総務内では業務効率向上のアイディアをマニュアル化し、他部署に横展開していく計画です。

会社のアクセル、ブレーキの両方を担う

社内イベントで社員を活性化しつつ、コンプライアンスの徹底は必要不可欠です。

その場の状況を冷静に判断し、促進役と制御約の2つの役割を臨機応変に使い分ける必要があります。

 

総務部への入社を考えている方に向けて

総務は非生産部門ですが、社員から「あなたがいないと困ってしまう」と言われたら嬉しい気持ちになります。

事務仕事が中心となりますが、来客の応対や、社外の人たちと接する機会も少なくありません。

社員と接するときも常に笑顔を心がけることで、人が集まってくる総務になります。

笑顔は人と人をつなぐ最良の方法ですし、

受け身ではなく自分たちから発信していく新しい形の総務部を私は目指しています。

総務の本質をとらえることができれば、とてもやりがいのある仕事だと思います。